¿Estás atrapado en el pasado sin saberlo?

La información que manejamos es cada día mayor, así como la necesidad de encontrar mejores ambientes de trabajo colaborativos. Deja el pasado atrás.

¿Estás atrapado en el pasado sin saberlo?

Actualizado el 11 de julio del 2016

Incluso ahora en el 2015, el 99.9% de nuestros clientes y colegas solo conocen dos formas de trabajar con la información: Enviando y recibiendo documentos de Office o enviando la información en email.

Esto está bien para cartas de despido, o información que va a ser desechada apenas sea leída, pero...

¿Qué pasa con la información que debe ser procesada, modificada y entrar en un ciclo de construcción, lo que ahora llamamos trabajo colaborativo?

¿Qué pasa con el texto para realizar una pieza de mercadeo o con la construcción de una propuesta comercial, un proyecto, tarifas, cuentas y todo otro tipo de documento que debe ser constantemente actualizado?

Este es el proceso que ese 99.9% de clientes y colaboradores conocen.

  1. Juan crea un documento de Office y mete información (copias del documento existentes hasta ahora = 1).
  2. Juan envía el documento sus tres colaboradores: María, Pedro y  José para que lo revisen (copias = 4, una que tiene Juan y 3 en manos de sus colaboradores).
  3. María, Pedro y José lo revisan, y proceden a realizar toda clase de artilugios para comentar o modificar la información, con letras rojas, sombreados amarillos, asteriscos, etc.
  4. Estos tres le re-envían a Juan su copia para que este las lea por separado y de alguna manera integre todos los cambios, copiando y pegando información entre cada uno de los documentos (copias = 9).
  5. En caso de que Juan tenga que hacer correcciones o devolverle trabajo a sus colaboradores para que estos arreglen o completen la información, deberá enviarle a cada uno una nueva versión de cada documento para revisión de estos (copias = 13).
  6. Eventualmente, cada uno de los integrantes debe lidiar con una gran cantidad de copias de un documento original con distintas correcciones, cambios, ediciones y eliminaciones.
  7. Etc., hasta que la cantidad de copias del documento sea tanta que nos da muchísima flojera seguir pensando en esto.

Y aún así, aún hoy, esta es la forma en la que trabajan la mayoría de las personas, desde clientes hasta colaboradores incluso pasando por grandes empresas y agencias de renombre.

En el peor de los casos lo que hacen es enviar información directamente por correo electrónico, donde comienzan las respuestas y contra respuestas que se van convirtiendo en una maraña de textos unos debajo de otros, en diferentes colores y tamaños para que el otro pueda tratar de "comprender". La dificultad para llegar a un acuerdo se multiplica exponencialmente en tanto más participantes haya.

Si ya te convenciste de que algo anda mal y quieres conocer cómo solucionarlo, ve el video de abajo, si no, sigue leyendo.

Estos problema son obvios, imposibles de negar, así como su impacto en la productividad y la efectividad de la comunicación es bastante notable; es decir, si tú sigues trabajando como en los 80 o 90, hoy tu productividad es un 300% menor de lo que podría ser.

En las ciudades modernas de hoy, todos viven abrumados, sin tiempo, confundidos y de mal humor, y gran parte de eso es porque no pueden manejar el caudal de información al que se ven sometidos diariamente.

La mayoría de las personas que conocemos hacen, o les ocurren, al menos dos de estos problemas una vez al día:

  • Olvidan los Passwords.
  • No recuerdan dónde está un documento en particular con una información en particular.
  • Tienen 500 copias de un mismo documento y no saben cuál es el más reciente.
  • Pasan 300% más del tiempo buscando a ojo entre miles de emails, donde estaba una información en particular.
  • Pasan 300% más tiempo buscando a ojo entre cientos de carpetas y cientos de archivos para encontrar uno de ellos.
  • Ignoran u olvidan información vital al menos una vez al día.
  • No tienen idea de cual es el status global del trabajo que están realizando.
  • Tienen contactos, direcciones de emails, telefonos, nombres, perfiles de redes sociales regados en todas sus instancias (correo, teléfonos, papelitos, Facebook, twitter, en la cabeza, debajo de la cama).
  • Anotan algo en un papel y luego no lo encuentran.
  • No responden un correo porque se les "traspapeló" (y siempre dicen que no les llegó).
  • Etc.

¿No te fastidia eso?

Las herramientas informáticas para mejorar nuestra forma de comunicarnos digitalmente, ser 300% veces más productivos y economizar energías existen desde hace mucho tiempo, de manera gratuita y son fáciles de comprender por cualquiera.

¡No me malinterpretes! ¡Sí! está bien escribir notas, usar papelitos, tener una pizarra y una libretica, pegar post-it en el monitor de tu computadora y dejar notas para tu esposa(o) en la nevera pero eso es algo privado.

Cuando llega el momento de trabajar en equipo (sobre todo en equipos remotos o de muchas personas), todas esas herramientas se vuelven tan arcáicas e inútiles como el viejo Office (NO el Office 365, ojo).

¡Pero anímate!

Si vas a trabajar en equipo, si vas a trabajar con mucha información, si estás en algún negocio que implique el uso de información digital... o sea, si no trabajas en el campo... no te dejes llevar por tu resistencia al cambio y esa falsa ilusión de que la tecnología es toda complicada y deshumanizante o ¡cualquiera de las excusas que te hayas creado!

Hazle un favor a tus colaboradores usando las herramientas informáticas básicas:

  • Evernote para llevar notas y todo tipo de información de forma privada en vez de la libretica.
  • Dropbox para compartir archivos, en vez de enviar 30 emails o enviar un CD o un USB drive.
  • Google Calendar en vez de los papelitos para recordarte hacer las cosas.
  • Bitrix24 para trabajar llevar la operación y control de tareas de tu empresa.
  • Google Docs o Google Drive para manejar los documentos.
  • Everything Search para encontrar los archivos en tu computadora.

Imagina un ambiente de trabajo en el que...

  • Exista un solo documento y no 456456 versiones del mismo.
  • Más nunca se te pierdan documentos ni passwords.
  • Uses el correo solo para lo que fue inventado hace 25 años, no para cosas más complejas.
  • Lleves un control de qué hiciste, qué te falta por hacer, qué hicieron y qué les falta por hacer a tus colegas y empleados.
  • Tengas todos tus contactos accequibles y organizados en un mismo lugar, no en 5.
  • Las actualizaciones a ese documento realizadas por cualquiera de los colaboradores se hacen en tiempo real.
  • No tengas que estar enviando el documento por correo o en un USB cada vez que lo modificas.
  • Se pueda acceder al documento en cualquier momento, desde cualquier dispositivo conectado a Internet.
  • Se pueda compartir ese documento con infinitas personas y controlar el nivel de acceso de cada una de ellas.
  • Recibir y hacer correcciones sin necesidad de ensuciar o modificar la información original.
  • Mantener un record de quién cambió qué y cuándo.
  • Discutir al margen de alguna información en el documento, sin que la discusión pase a ser parte de la información del documento.

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